Gestão do tempo: dicas para mais produtividade

Quem nunca se pegou desejando que o dia tivesse mais horas para conseguir dar conta de todas as atividades? Pois é, a maioria de nós percebeu que um dia de 24 horas pode não bastar.

Acontece que, mesmo se as horas em nossos dias dobrassem, chegaria o momento que elas não seriam mais suficientes. Isso porque o problema não está na quantidade de tempo que temos, mas sim no que fazemos com o tempo que possuímos.

Aliás, a primeira coisa que devemos entender quando tratamos de produtividade e gestão do tempo é que: não importa quão organizados somos, um dia sempre terá 24 horas (ou seja, a quantidade de horas não muda). 

É por isso que precisamos falar sobre gestão do tempo, que tem a ver com gerenciar nossas horas dentro de uma quantidade de tempo limitada. Para ajudar, separei algumas dicas.

#01 – Veja onde você está gastando seu tempo

Existe uma verdade praticamente universal: somos campeões em desperdiçar o tempo. Para uns, o vilão pode ser o celular, para outros, aquela “olhada rápida” nas redes sociais, a caixa de entrada do e-mail, um vídeo no Youtube, as mensagens no WhatsApp etc.

Acredite, uma simples mudança na rotina pode melhorar a sua gestão do tempo. Para quem tem o celular como vilão da produtividade, uma boa dica é tirar as notificações de redes sociais, e-mails e mensagens. Além disso, outra atitude que funciona é estabelecer horários durante o dia para verificar o celular ou o e-mail.

Outro problema que impede a boa gestão do tempo está no fato de muitas pessoas gostarem de trabalhar com várias abas abertas no browser. O problema é que essas abas podem servir de distração em algum momento ou outro, tirando o foco da atividade sendo executada. Portanto, não caia na tentação de abrir mais sites do que o necessário para a tarefa do momento.

#02 – Descubra seus picos de produtividade

Cada pessoa funciona de um jeito. Algumas sentem-se mais produtivas no período da manhã. Outras, após o almoço. 

Analise qual período você se sente mais produtivo. Em seguida, procure executar as atividades mais trabalhosas – ou que irão demandar mais sua atenção – nos seus horários de picos produtivos.

Quando sua produtividade estiver em baixa, realize tarefas mais simples, ou até use o tempo para olhar seus e-mails, por exemplo.

#03 – Uma atividade de cada vez

Vivemos em uma sociedade que reverencia pessoas que fazem mil coisas ao mesmo tempo. A questão é que o cérebro humano só consegue prestar atenção em uma atividade por vez.

Isso significa que ser multitarefas é um enorme empecilho para a boa gestão do tempo. Então, ao começar uma tarefa foque somente nela. Isso inclui, inclusive, fechar as diversas abas abertas no seu navegador, conforme comentei na dica #01.

#04 – Tire um tempo para fazer sua agenda

Muitos gostam de planejar-se no domingo à noite. Outros preferem fazer, na noite anterior, o planejamento do dia seguinte. Há ainda quem tire alguns minutos (de 15 a 20 minutos) por dia para montar a agenda.

Independentemente do que funciona melhor para você, estabeleça uma rotina para definição da sua lista de tarefas. Faça uma listagem de todas as tarefas que precisam ser iniciadas/concluídas na semana ou em cada dia.   

#05 – Aprenda a delegar

Para alguns, delegar o trabalho pode ser difícil. Outros podem não ter tempo para treinar outra pessoa para concluir determinadas tarefas.

Delegar ou terceirizar economizam um tempo real, pois ajudam a diminuir sua carga de trabalho – o que significa que você tem mais tempo para gastar em tarefas mais importantes. 

Entregue responsabilidades a membros da equipe qualificados, contrate um freelancer experiente ou terceirize alguma atividade na sua empresa.

Dica Scurra: 5 vantagens de terceirizar a TI da sua empresa.

#06 – Deixe tempo livre na agenda

Saltar imediatamente de uma tarefa ou reunião para a seguinte pode parecer sinal de alta produtividade, mas na verdade tem o efeito oposto. Precisamos de tempo para clarear nossas mentes e recarregar nossas energias. Sem esse intervalo, é mais difícil manter o foco e a motivação. 

Existe uma técnica, chamada de Pomodoro, que pode ajudar nas pausas. O método separa cada atividade em blocos de 25 minutos. Entre um bloco e outro, deve-se fazer uma pausa de 5 minutos. 

Após o quarto bloco de 25 minutos, a pausa é maior – de 15 a 30 minutos. Essa técnica tem sido muito utilizada para gestão do tempo e aumento de produtividade, por dois motivos:

  • O primeiro é que inconscientemente a pessoa trabalha com o senso de urgência, pois tem 25 minutos para concluir a atividade ou uma parte dela. Assim, ela tende a não se distrair e a focar 100% no que está fazendo.
  • O segundo é porque as pausas servem para espairecer um pouco, limpar a mente, dar uma caminhada até o café, checar o celular, fazer um alongamento etc.

#07 – Aprenda a dizer não

O dia só tem 24 horas e você ainda quer usá-lo fazendo coisas que não poderia ou que não lhe agrada? Pois é, eu sei que você não quer se indispor com ninguém, mas é impossível fazer tudo. 

Por isso, quando alguém pedir algo a você, analise como está sua agenda, se suas atividades estão em dia e se você tem tempo para ajudar. É aquela coisa: se o prato está cheio, recuse o convite para o jantar.

#08 – Deixe espaço na agenda para imprevistos

Gestão do tempo não é sobre encher a lista de pendências com várias atividades. É, antes de tudo, fazer bom uso do seu tempo.

Isso significa entender que imprevistos acontecem. Por exemplo, você planejou terminar um relatório importante hoje, mas surgiu uma reunião de última hora. Se for algo que precise da sua participação, não precisa ficar nervoso. 

Nem tudo está sob nosso controle e é normal surgirem imprevistos aqui e ali. Por isso, ao planejar sua agenda de atividades para a semana/dia, deixe espaço para lidar com o que não estava planejado. Caso o dia/semana transcorra normalmente, melhor ainda, do contrário você já terá preparado um tempo para os imprevistos. 

Gestão do tempo: equilíbrio é a chave

Gestão do tempo é sobre conseguir gerenciar suas horas de modo que elas sejam produtivas, mas não de uma forma obcecada.

Por exemplo, pode ser que você comece o dia com uma lista, e acabe com uma ainda maior. Isso é muito normal nos dias de hoje, mas lembre-se: uma coisa de cada vez. Terminar uma carga de trabalho superdimensionada hoje não vale um dia improdutivo e esgotado amanhã.

A chave é trabalhar de forma constante, com foco e ritmo.

Para fechar, e continuando no tema, veja nossas 5 dicas para uma equipe de TI de alta performance.

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