Gestão visual de times e projetos de TI

Dizem que uma imagem vale mais do que mil palavras. Por isso, um quadro visual de gestão de times e projetos de TI ajuda você a melhor estruturar as atividades da área, realizar monitoramentos e aprimorar o desempenho. Ganha você, como gestor, e os seus funcionários, pois eles conseguirão manter o foco em suas metas e superar obstáculos, além de identificar e reduzir desperdícios ou gargalos nas atividades.

A gestão visual é muito utilizada pelos métodos ágeis. Ela fornece informações em tempo real sobre o status das atividades/processos por meio de uma combinação de informações visuais simples e eficazes. Graças à gestão visual de times e projetos os colaboradores conseguem compreender a relevância de seus papéis no desempenho geral, tornando-se assim muito mais produtivos

Exemplos de Gestão Visual

Um painel de gestão visual de times e projetos representa os itens de trabalho que estão sendo feitos por uma equipe. A ferramenta mais tradicional é o Kanban, a qual se trata de um quadro na parede com colunas que representam as etapas de um projeto. Cada atividade é representada por um post-it que vai sendo “arrastado” para a coluna seguinte conforme a atividade é concluída.

Outro quadro para gestão visual bastante conhecido para gerenciamento de projetos é o Canvas, utilizado para orientar o gerente de projeto e os envolvidos. As informações no Canvas estão distribuídas em blocos. Assim como no Kanban também usam-se post-its coloridos para preenchimento dos blocos.

Geralmente, canvas utilizado para gestão visual de projetos trabalha com as seguintes informações:

  • Objetivo: meta(s) do projeto, isto é, explique por que você está fazendo isso.
  • Escopo: quais áreas devem ser cobertas dentro do projeto e quais não devem?
  • Critérios de Sucesso: elenque as principais métricas do seu projeto e descreva o que será considerado como “sucesso”.
  • Milestones (prazos): datas de início e término. Liste os principais marcos com suas respectivas datas.
  • Ações: o resultado dos projetos depende de suas ações. Quais produtos precisam ser produzidos para atingir um determinado marco? Quais atividades precisam ser executadas para produzir um determinado produto?
  • Resultado: resultado desejado com o projeto.
  • Equipe: liste os membros da equipe envolvidos no projeto, descreva suas funções.
  • Stakeholders: pessoas e organizações que podem afetar ou serem afetadas pelas ações da empresa como um todo. Existem vários tipos de stakeholders, os mais comuns são governo, funcionários, clientes, fornecedores, comunidade, proprietários, investidores. Liste aqui os mais importantes para o projeto sendo trabalhado.
  • Público: qual é o público-alvo do seu projeto?
  • Recursos: todos os recursos que você precisa para realizar o projeto, incluindo tempo, dinheiro, equipamentos, pessoas, software, etc.
  • Restrições: quais limitações ou barreiras você tem? Como você pode superá-los?
  • Riscos: todos os projetos têm riscos. Elenque aqui todos os riscos internos e externos que podem afetar a execução do projeto.

Concluindo

A gestão visual é realmente sobre como tornar problemas ou anormalidades em um projeto ou em uma equipe imediatamente visíveis. Sua eficácia é tanta que dizem que qualquer pessoa que esteja de pé e observe um quadro visual, em 30 segundos conseguirá entender o que está acontecendo em um projeto.

Qual sua experiência em gerenciamento visual? Sua empresa utiliza esses mapas ou quadros visuais para gerenciar times ou projetos?

Neste artigo falamos de times e projetos da área de TI, que é o público da Scurra. Todavia, qualquer setor pode ganhar com os benefícios da gestão visual.

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