Por que (e como) ter uma estrutura de videoconferência?

Association for Information and Image Management (AIIM) define colaboração como “uma prática em que os indivíduos trabalham juntos com um objetivo comum de obter benefícios de negócios”.

A maioria das pessoas concorda que a colaboração é essencial nas organizações globalizadas de hoje. No entanto, são muitas as empresas que ainda não conseguem envolver seus funcionários e apoiar a colaboração entre departamentos.

Uma grande parte dessa falha é porque muitas vezes o colaborador trabalha remoto, está em viagem, encontra-se em outra unidade da empresa, e assim por diante. Felizmente, a tecnologia pode dar um empurrão para aumentar o nível de colaboração das organizações, envolvendo  funcionários, clientes e fornecedores de uma maneira mais eficiente: trata-se da videoconferência.

Basicamente, a videoconferência permite que dois ou mais locais se comuniquem por transmissões simultâneas de vídeo e áudio bidirecional. Essa tecnologia pode dar à sua empresa uma vantagem competitiva

Neste artigo, mostrarei para você alguns dos benefícios da videoconferência e como você pode montar, na matriz e filial, uma sala com equipamentos que caibam no caixa do seu negócio.

Por que investir em soluções de videoconferência?

No início, a videoconferência era usada como uma opção para reduzir os custos de viagem. Hoje, empresas já entendem que a tecnologia possibilita também:

  • Comunicação aprimorada e relacionamentos mais sólidos;
  • Melhores relações comerciais;
  • Mais eficiência e produtividade;
  • Agilidade nas tomadas de decisão;
  • Menos viagens;
  • Facilidade de reuniões;
  • Eliminação do tempo gasto em traslados;
  • Mais frequência nas reuniões;
  • Redução de custos com viagens;
  • Melhores negociações;
  • Entre outros.

Ainda sobre as vantagens, a mobilidade oferecida pela videoconferência contribui para a retenção de funcionários. A conta é simples: menos necessidades de viagem é igual a menos estresse somado a um melhor equilíbrio entre vida pessoal e trabalho. 

Além disso, a tecnologia permite contatos e oportunidades exclusivos, já que abre as portas para a empresa cooperar com negócios de todo o globo.

Para completar, os adeptos da videoconferência costumam dizer que ela “faz as coisas acontecerem”. Conforme comenta um artigo na Forbes, com a videoconferência, é fácil simplesmente fazer uma ligação e ficar cara a cara, garantindo que os clientes sanem seus problemas”. Portanto, a tecnologia gera uma melhor comunicação, cria confiança e constrói relacionamentos mais fortes.

Como ter uma estrutura de videoconferência?

Entendidas as vantagens, é hora de vermos do que é composta uma solução de videoconferência. Para uma reunião produtiva, é essencial contar com:

  • Câmera de alta resolução (para salas pequenas existem câmeras com campo de visão de 120° e com áudio integrado);
  • Bom sistema de som;
  • Microfones;
  • Tela;
  • Internet.

E se os itens acima assustam, tenha em mente que hoje em dia existem soluções no mercado para todos os tamanhos de empresas (e que cabem no orçamento).

Mas, se mesmo assim você não está convencido, entre em contato conosco e tire suas dúvidas. 

Para encerrar, já que o assunto deste post foi tecnologia para aumentar colaboração e produtividade, e melhorar o desempenho da empresa, encerro com três sugestões de leitura:

Espero que este artigo tenha sido útil a você. Em caso afirmativo, não deixe de compartilhá-lo com seus colegas.

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