Por que e como elaborar o Orçamento de TI?

Por que e como elaborar o Orçamento de TI?

Dizer que “uma meta sem um plano é somente um desejo” já virou clichê. Contudo, a verdade é que a frase faz todo o sentido especialmente quando entramos no contexto empresarial. Negócios possuem o planejamento estratégico como uma maneira de definir para onde querem ir, ou aonde querem chegar.

Você também sabe que toda empresa visa ao lucro. E, quando falo em empresa, falo também em cada área que a compõe. Isso significa que, ao contrário do que muitos pensam, não é o departamento comercial o único responsável pela lucratividade da organização. Todos os setores desempenham o seu papel, pois todos precisam de um orçamento para operarem, e esse orçamento influencia no todo.

Ao tratar de lucratividade é importante citar que especialmente nos dias atuais, além de buscar a maximização dos lucros, empresas buscam o aumento de produtividade. Se você parar para pensar sobre isso, qual é a área que auxilia a organização a ser mais produtiva? Sem fazer suspense – pois tenho certeza que você já sabe – estou falando da TI.

Existe uma regra que diz que um bom investimento em TI hoje ajudará a empresa a gastar menos no futuro e a ser mais produtiva em curto prazo. Entendendo isso – e fazendo uma conexão com a primeira fase do artigo – eu posso dizer que: para que a empresa atinja sua meta ela precisa ter um planejamento estratégico elaborado e um plano orçamentário que a apoie nos seus objetivos.

Como a TI é a área que responde à demanda tecnológica que a empresa terá, o orçamento de TI passa a ser fundamental.

Sobre o plano de orçamento de TI

O orçamento de TI ajuda o gestor a definir como e onde vai gastar. Importante ressaltar que planejamentos orçamentários não são talhados em madeira ou esculpidos em pedra. Isso significa que ele pode sofrer alterações ao longo do exercício contábil.

O orçamento de TI é importante pois apresenta como a área responderá, em termos financeiros, à demanda que a empresa planeja gerar. Imagine o seguinte: no plano estratégico foi definido que sua empresa estima crescer 25% nos próximos 12 meses. Para isso, ela precisará contratar novos colaboradores e investir em novas máquinas.

Nesse caso, o plano orçamentário de TI deverá prever investimentos em dispositivos que crescem conforme cresce também o número de funcionários. Isso pode incluir desde investimentos em novos computadores, até licenciamentos de softwares. Se ainda pensarmos em produtividade podemos citar investimentos em servidores de e-mail e os realizados para aumentar a velocidade de internet, por exemplo.

O que deve constar em um planejamento orçamentário de TI?

Aqui não existe uma regra definida, mas, em primeiro lugar, o orçamento de TI deve atender ao planejamento estratégico da empresa (por isso, ele varia de acordo com os objetivos da organização). Além de ser condizente com a realidade do negócio, o planejamento orçamentário tem que estar alinhado a necessidades como manutenção de rotina, custos de renovação de equipamento, licenças e garantias de hardware e software e até falhas inesperadas do sistema.

O orçamento de TI orienta os gastos com tecnologia, mas também serve como ferramenta de planejamento e comunicação para sua organização, pois apresenta à empresa como a área apoiará os outros setores a manterem-se produtivos e, consequentemente, lucrativos.

Para elaborar o planejamento orçamentário de TI, pense nos itens:

  • Custos relacionados ao suporte e manutenção do ambiente de TI (rede e infraestrutura).
  • Custos atuais dos equipamentos, além de qualquer hardware adicional que você planeja comprar e o custo de todas as implementações de hardware de rotina. Aqui, incluem-se computadores, laptops, servidores, firewalls, licenças, garantias, renovações etc.
  • Custos atuais de software, além das compras de software adicionais previstas para apoiar na estratégia da empresa. Antivírus e AntiSpam entram aqui também.
  • Custos com Cloud Computing. Não esqueça de verificar custos associados à nuvem pública, nuvem privada ou modelos e implementação de nuvem híbrida.
  • Custos associados aos sistemas de backup.
  • Custos com projetos planejados para o próximo exercício, podendo incluir atualizações de infraestrutura, substituição completa de estações de trabalho ou servidor e outros ajustes no ambiente que não acontecem frequentemente. Equipamentos e softwares que exigem tempo e planejamento significativos para implementação devem ser incluídos à lista.

Perceba que são muitos os itens a serem levados em consideração. Ao conseguir defini-los e prever gastos de maneira sólida, muito mais sólido será o plano orçamentário da área.

Para que isso seja possível, é indicado contar com a ajuda de empresas que possuem o core business voltado para aprimorar a performance das organizações por meio de tecnologia. Empresas especializadas podem apoiar a área de TI na indicação de ferramentas que melhor atenderão a estratégia do negócio.

Por fim

A área de TI é aquele setor que está plantando sementes hoje para que a empresa atinja os melhores resultados amanhã. Em outras palavras, é o departamento que cuida das tecnologias que suportam as operações e apoiam colaboradores a exercerem suas atividades de maneira muito mais produtiva.

O setor entrega valor, o que torna muito difícil para gestores de TI conseguirem mostrar que determinado gasto irá tornar-se em investimento. Justamente por lidar com resultados mais empíricos, é que muitas vezes acabamos nos esquecendo do orçamento de TI. Esse é um dos motivos pelos quais CIOs devem defender com unhas e dentes o plano orçamentário da área.

Por ser algo que demanda um certo tempo do gestor, uma boa dica ao elaborar o planejamento de orçamento de TI é contar com a ajuda de consultoria especializada, a qual fará um estudo completo da empresa para definir os investimentos que serão necessários.

Além disso, não esqueça que empresas como a Scurra possuem o core business voltado para a tecnologia, ou seja, estão muito mais aptas a fazerem um diagnóstico técnico da organização e indicar ferramentas, ou fornecer serviços, que ajudarão a TI a poupar custos e tornar os colaboradores muito mais produtivos.

 

Caso você tenha se interessado no assunto e queira entender melhor como funciona, deixe um comentário ou fale diretamente com a gente. Nós, da Scurra, faremos questão de ajudá-lo!

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