Renovação de licenciamento de software e contratos de garantia: sua empresa está de olho?

Em outra oportunidade, abordei sobre a importância do licenciamento de software. Muitas vezes, por querer evitar um gasto, empresas recorrem à pirataria. O resultado disso você já sabe: inevitavelmente a organização sentirá no bolso os efeitos da máxima “o barato sai caro” (seja por causa de multas, ou por perda de performance que acabará afetando o desempenho geral do negócio).

Se não ter as licenças corretas pode trazer grandes prejuízos à empresa, imagine tê-las, mas deixar para a última hora as renovações de licenciamento e dos contratos de garantia. Com toda certeza o caixa gritará por socorro.

Esses dois itens têm a ver com a Gestão de Infraestrutura de TI. Como o assunto é bem abrangente, focarei na Renovação de Licenciamento de Software e nos Contratos de Garantia.

Entendendo o Gerenciamento de Softwares

Como você sabe, dentro da infraestrutura de TI há o gerenciamento de hardware e de softwares. Contudo, quando se trata do segundo, muitas empresas ainda enfrentam alguns desafios como:

  • Entender o ciclo de vida dos programas de computador;
  • Gerenciar fornecedores;
  • Entender elementos contratuais;
  • Escolher o melhor tipo de licenciamento e
  • Realizar a gestão de contratos.

O Gerenciamento de Software inclui gerenciar e otimizar a compra (por exemplo, definir quais módulos e funcionalidades atenderão aos objetivos do negócio), implantar, realizar manutenções e tratar das renovações de licenciamento. Em outras palavras, a Gestão de Softwares é responsável pelo ciclo de vida dos ativos de software.

 

Benefícios da Gestão de Licenciamento de Softwares e Contratos de Garantia

Quando falamos em gestão da infraestrutura de TI, tanto os recursos de software, quanto os de hardware, devem estar com contrato de garantia e suporte sempre ativos. Isso reduzirá riscos de paradas e trará muito mais agilidade no atendimento quando um problema surgir.

Além disso, temos que lembrar que perder um prazo de renovação de licenciamento de software pode trazer problemas ao financeiro da empresa e, claro, ao desempenho da empresa, já que isso pode significar ter que interromper o uso de algum programa por questões contratuais.

Esses são apenas dois aspectos da importância de ficar de olho nos prazos de renovação de contratos de garantia ou de licenciamento de software. Além das vantagens citadas, temos ainda:

  • Eliminação de gastos desnecessários: a partir do momento que a TI cria uma rotina de gerenciamento de softwares ela consegue controlar melhor aqueles que realmente têm uso e os que estão sendo subutilizados. Os profissionais de TI passam a estar aptos também a melhor detectar se o tipo de licença escolhida é o ideal e se há um número suficiente de licenças, bem como se as garantias estão em dia.
  • Otimização: a gestão de licenciamento de software ajuda a determinar quais são as necessidades exatas da empresa, ao mesmo tempo em que assegura que o software seja adquirido no modelo de contrato de licenciamento mais rentável. O foco é garantir que a organização tenha o número ideal de implantações de software, sem que haja ociosidade.
  • Conformidade com auditoria: a partir do momento que a TI realiza a gestão de licenciamento de forma rotineira, ela passa a ter um mapeamento muito mais completo dos softwares da empresa. Desse modo, o controle da conformidade dos softwares com leis e regulamentos passa a ser muito mais rigoroso. Ao eliminar de vez a pirataria, eliminam-se também as multas (uma indenização por uso indevido de um programa pode chegar a 3.000 vezes o valor do software).
  • Melhor planejamento orçamentário: não tem como falar de orçamento de TI sem abordar as renovações de licenciamento de software. Ao controlar os períodos de renovação fica muito mais fácil também prever os valores a serem dispendidos para esse fim. Assim, o plano orçamentário de TI será muito mais preciso (falando nisso, já viu nosso artigo com dicas sobre como elaborar o planejamento do orçamento de TI?).
  • Menos dependência do suporte: softwares autorizados e licenças e contratos de garantia em dia garantem à TI ficar disponível para atuar mais estrategicamente, já que a área será menos acessada para resolver problemas técnicos.
  • Redução de riscos: ao controlar as licenças de software, diminuem-se as possibilidades de descumprimento de contratos e, por consequência, as multas.

Agora que entendemos alguns dos pontos positivos de nos atentarmos para a gestão de softwares e dos contratos de garantia, vem a pergunta:

Como não deixar passar renovações de Licenciamento de Software e Contratos de Garantia?

A resposta mais simples é: com planejamento. Algumas boas práticas incluem:

  • Faça um inventário de todos os softwares e hardwares que sua empresa utiliza;
  • Mapeie todos os contratos de garantia;
  • Acesse notas fiscais e associe-as com cada software e hardware;
  • Elabore uma planilha para registrar os softwares e registre prazos de renovação e contratos de garantia;
  • Elabore uma planilha para registrar os hardwares e registre contratos de garantia;
  • Documente informações sobre contratos de garantia e suporte relacionando-as com cada fabricante;
  • Automatize alertas dentro da própria empresa, para que responsáveis pela renovação de licenciamento de software e contratos de garantia sejam notificados com antecedência dos prazos a expirar;
  • Esteja atento aos alertas que fornecedores oferecem e
  • Tenha parceiros de confiança.

Sobre o último item, temos que lembrar que a infraestrutura de TI é composta não apenas por recursos de software ou hardware, mas também por conectividade. Por isso, sempre que o assunto é Gestão de TI, é importante ter em mente que todos os recursos são interdependentes e essenciais para a empresa. Esse é o principal motivo pelo qual negligenciar a utilização de cada um desses recursos está fora de cogitação.

Isso significa que para garantir um alto nível do gerenciamento da infraestrutura de TI, procure por parceiros e profissionais de extrema confiança e especialistas nesses recursos, que tomem medidas para atualização de contratos de renovação de licenciamento e de garantia com antecedência.

Concluindo

Apesar de parecer simples, entendemos que ter um controle dos licenciamentos de software e dos contratos de garantia pode ser desafiador. Contudo, como procurei mostrar, traz diversos benefícios. O principal deles é que a partir do momento que a TI realiza controles adequados, fica muito mais fácil acompanhar os investimentos nas ferramentas e ter um uso mais otimizado desses recursos.

E agora é minha vez de perguntar a você: como sua empresa lida com as licenças de software e contratos de garantia? É realizado algum controle de renovação de licenciamento? Caso você tenha se interessado pelo assunto e queira entender melhor como funciona, deixe um comentário ou fale diretamente com a gente. Nós, da Scurra, faremos questão de ajudá-lo!

1 Comentário
  1. 8 meses ago
    Alan

    Muito boa suas dicas! Hoje temos um inventário básico de alguns computadores, mesmo assim, ainda está incompleto. Agora na parte de software não temos controle. Você me ajudou bastante, pois estava meio perdido. Obrigado.

    Responder

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