Ferramentas de coautoria: como sua equipe pode trabalhar unida mesmo estando separada?

Quando estamos em uma reunião presencial, existem alguns hábitos como o de esboçar em folhas nossas ideias, tomar notas, fazer ATA e assim por diante. Nas reuniões virtuais muito disso se perde, especialmente por falta de conhecimento das pessoas e de treinamento.

Algo que pode trazer bastante resultado são as ferramentas de coautoria. Por meio delas é possível trabalhar em colaboração e por consequência os membros da equipe tornam-se mais engajados. Também, elas permitem a troca de ideias, processos simplificados e uma comunicação melhor entre os integrantes, pouco importando em que lugar do mundo estejam.

Neste artigo, apresentamos algumas ferramentas para ajudar seus times a serem mais unidos.

Google (G Suite)

Imagine que na hora da reunião foram decididas algumas alterações em um documento. Uma pessoa é responsável por fazer as modificações e enviar o arquivo para todos. A reunião termina, o responsável manda um e-mail com o documento em anexo modificado.

Nesse cenário, alguém percebe que alguma alteração não foi feita. Essa pessoa edita o arquivo e encaminha-o novamente. Nesse vai e vem, chega uma hora que ninguém mais sabe qual é o documento atualizado.  

Agora, que tal fazer todas essas modificações em tempo real, ou seja, quando a reunião está acontecendo? Isso é possível com as ferramentas do Google, pois os “editores” autorizados podem fazer suas alterações ao mesmo tempo, sendo que todos conseguem ver o que está sendo feito. Além disso, cada alteração é rastreada e salva.

O Google Docs tem também uma função de bate-papo integrada. Dessa maneira, os membros autorizados podem discutir o documento enquanto trabalham.

Microsoft

A empresa de Bill Gates também possui ferramentas de coautoria muito utilizadas por empresas. O Microsoft Office 365 possibilita que várias pessoas trabalhem juntas em um mesmo documento, planilha ou apresentação de Power Point. Como no caso da suite do Google, todos podem ver onde os colegas estão editando, quais alterações foram feias e, se necessário, voltar a uma versão anterior.  

Dropbox Paper

Essa é a versão paga do Dropbox. Na plataforma, os usuários podem criar, editar e organizar o conteúdo compartilhado, simultaneamente. O Paper possui também uma sala de chat para que os membros da equipe estejam em contato enquanto trabalham nos projetos.

Ainda, o Dropbox Paper tem a feature de cronogramas de projetos, que permite aos administradores gerenciarem prazos, usarem recursos de gerenciamento de tarefas, bem como definirem marcos do projeto para garantir que as responsabilidades sejam claras.

Trello

O home office requer o mais alto nível possível de transparência e organização das tarefas, garantindo que todos saibam o status de uma atividade e consigam visualizar tarefas e prazos.

Projetado para fazer exatamente isso, o Trello é uma ferramenta que se adapta às necessidades de cada empresa/equipe/projeto. Após uma reunião, por exemplo, uma pessoa pode criar um quadro com atividades a serem conduzidas, indicando os responsáveis, as tarefas, os prazos, anexando arquivos etc.

Perceba que o Trello é uma ferramenta de colaboração cujo foco não é exatamente em coautoria. Apesar disso, pode ser bastante útil para colocar todos na mesma página quanto ao que foi definido na reunião.

Notion

O Notion foi projetado para substituir ferramentas populares de gerenciamento de fluxo de trabalho, como o Trello. Além de recursos padrão como coautoria e edição ao vivo, o Notion oferece histórico de versões, acesso ilimitado de membros da equipe a documentos e múltiplas opções de visualização.

Para atas de reunião, o Notion tem inclusive templates prontos a serem usados e compartilhados com os times.

Precisa de ajuda com ferramentas de coautoria?

Para cada empresa, projeto e objetivo existe a ferramenta certa. Neste artigo mencionamos algumas para que você tenha conhecimento das possibilidades. As plataformas aqui citadas oferecem várias funções que ajudam não apenas a integrar equipes e deixá-las unidas, como também a tornar todo o trabalho mais eficiente e transparente.

Então, na sua próxima reunião, você já sabe o que fazer para ser mais eficaz. Caso precise de ajuda, entre em contato.

Veja também: Saiba como a TI pode ajudar a aumentar a produtividade da sua equipe.

E para mais artigos como este, acesse o blog da Scurra.

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