Dicas para criar reuniões online e com resultados exponenciais
A perspectiva que muitos tinham sobre o teletrabalho e a colaboração remota com certeza mudou nos últimos meses. Assim, aprendemos que adotar o uso do teletrabalho – ou estar preparado a ele – é fundamental para todas as empresas.
Independentemente se o trabalho remoto tenha sido imposto ou escolhido, o fato é que precisa ser bem organizado para garantir a continuidade dos negócios e a colaboração entre as equipes. Isso inclui desde adotar boas ferramentas de organização até entender questões sobre como conduzir reuniões online.
Neste post focaremos nas reuniões virtuais, pois sabemos o quanto elas são importantes para garantir que a equipe caminhe unida rumo aos objetivos da empresa. Confira!
Dicas de como garantir que sua próxima reunião virtual seja produtiva
#01 – Defina o tema e o apresentador da reunião
Esse é o ponto de partida de qualquer reunião. Apesar de parecer algo bem óbvio, quando estamos habituados a fazer reuniões acabamos nos esquecendo que esse tipo de encontro não deve ser apenas para cumprir o calendário.
Toda sexta-feira a equipe se reúne para compartilhar os resultados da semana? Ótimo, mas não esqueça de ter bem claro o que será abordado para evitar que o encontro desande.
Para reuniões periódicas, defina com antecedência quando será a próxima e quem irá apresentá-la.
#02 – Gere interação
Em reuniões online a interação pode ser uma questão complicada. Para garantir que todos estejam focados e prestando atenção, peça para os membros apresentarem resultados de pesquisas, notícias relevantes da semana, fatos da economia ou finanças, casos do COVID na nossa cidade ou afins.
Quando a reunião é presencial, é muito mais fácil ter controle do ambiente. Além disso, os participantes estão visíveis e, portanto, menos inclinados a pegar o celular para checar o e-mail, por exemplo.
Nas reuniões virtuais é muito mais fácil abrir uma outra aba na tela e ver os e-mails ao mesmo tempo que a reunião acontece, o que faz com que a produtividade da reunião caia e o objetivo não seja alcançado. Quando têm alguma responsabilidade durante o encontro (como apresentar algo), os participantes mostram-se mais presentes e interagem mais.
#03 – Defina um moderador
É importante que toda reunião tenha um moderador para quando a situação desandar, quando perceber que alguém tomou a palavra por muito tempo, quando o encontro está tomando um outro rumo ou até para os momentos de ociosidade e quietude.
#04 – Faça as apresentações
Sempre que tiver algum profissional que não seja conhecido de todos participando da reunião, não esqueça de fazer uma rápida apresentação. O mesmo vale para quando trouxer algum palestrante: peça para um dos membros ler seu minicurrículo.
#05 – Limite como serão as participações
Para que a reunião seja produtiva e para evitar interrupções inoportunas, é importante que antes de iniciar seja definido como serão feitas as perguntas. Elas podem ser realizadas a qualquer momento ou haverá um tempo ao final dedicado a isso? Os participantes deverão escrever suas perguntas no chat da ferramenta, enviá-las pelo WhatsApp, abrir o microfone para falar etc.?
#06 – Gere ATA
A ATA é essencial pois transmite seriedade para os encontros virtuais. Então, assim como no caso das reuniões presenciais, ao final do encontro online gere um documento que apresente os tópicos tratados, as decisões tomadas, os próximos passos e quaisquer outras informações importantes.
#07 – Câmera e microfone
As ferramentas de reunião online permitem que os participantes ativem suas câmeras e o som. Quanto às câmeras não existe uma regra, mas se sua empresa tiver uma postura (por exemplo, todas as câmeras devem ser ativadas) deixe isso claro antes da reunião, para que os participantes estejam preparados.
Com relação ao som, peça para que somente quem estiver com a palavra esteja com o som ligado. Isso evita ruídos que podem dificultar a comunicação.
#08 – Vai gravar? Avise!
Outra possibilidade das ferramentas de reunião é a gravação. Nem todo encontro precisa ser gravado, mas quando isso acontecer, comunique a todos antes de começar a reunião. Dessa maneira, você evitará que alguém se sinta prejudicado por não saber que tudo estava sendo registrado.
#09 – Pense fora da caixa
Evite que as reuniões online caiam na mesmice. Faça momentos de reflexão, alguma leitura de um pequeno trecho de um livro ou até de alguma frase conhecida. Se a reunião for periódica, deixe o espaço aberto para que participantes diferentes tragam algum pensamento para refletir.
Não deve ser algo que ocupe muito o tempo, mas a estratégia pode ser usada para engajar melhor os participantes.
Tem alguma outra dica a acrescentar? Deixe um comentário e compartilhe conosco. Caso precise de indicações de ferramentas para reuniões online e/ou saber como funcionam, entre em contato conosco.
